Přístup a specifika v projektování informačních systémů před a po transformaci či reengineeringu podniku


Wolf, Petr1, Drastich, Lubomír2 & Koliba, František3

1 Doc., Ing., CSc., Kredital, a.s., 28. října 59b, Ostrava, 702 00, Katedra ATŘ-352, VŠB-TU Ostrava, 17. listopadu, Ostrava - Poruba, 708 33

2 Ing. Kredital, a.s., 28. října 59b, Ostrava, 702 00

3 Doc., RNDr., CSc., Slezská universita v Opavě, Obchodně - podnikatelská fakulta v Karviné

Úvod

O současné době se mj. hovoří jako o éře informačních technologií nebo lépe a dnes již frekventovaněji o informační společnosti. Tento pojem se stal populární vzhledem k pracem A. Toflera, J. Naisbitta, W.J. Martina.

Informační společnost bychom mohli charakterizovat jako společnost, kde kvalita života i perspektiva sociálních změn a ekonomického rozvoje v rostoucí míře závisí na informacích a schopnosti jejich využití Vodáček 1996. Obsah pojmu informační společnost velmi úzce souvisí s pojmy, které známe z managementu, jako např. postindustriální společnost (D. Bell), technologická společnost (Z. Brezinski), společnost znalostí (P. Drucker).

Určujícími faktory výroby již nejsou pouze kapitál, půda a práce, jak tomu bylo dosud, ale znalosti, vědomosti a informace, které se postavily do čela. Tyto se staly zdroji bohatství a moci. Jako příklad lze uvést : Ross Perot (aplikace informačních systémů), Bill Gates (Microsoft) apod. Průmysl neprodukuje pouze výrobky, ale znalosti a vědomosti zhmotnělé v produktech. Míra závisí na odvětví průmyslu a konkrétním výrobku.

V současné době jsme tedy svědky celosvětové tansformace společnosti. Na tom se shodne drtivá většina teoretiků a praktiků z oblasti managementu. Výsledkem realizace a ověření tohoto myšlenkového proudu je utvoření nové filosofie podnikového managementu převážně nazývané procesní řízení. Největší rozvoj procesního řízení zaznamenáváme v reengineeringu.

Podstatný vliv informační společnosti na management je dnes již neoddiskutovatelným faktem, což je rovněž zdůrazňováno vědeckými špičkami managerské teorie a praxe jako jsou P. Drucker, M. Porter, B. Gates apod. O výše uvedeném již dnes nelze hovořit jako o něčem nadčasovém.

Např. vlády zemí G7 zorganizovaly v únoru 1995 v Bruselu k tématu informační společnosti konferenci na úrovni příslušných ministrů. V září 1996 se v Praze konalo "Druhé fórum Evropské unie a zemí střední a východní Evropy a informační společnosti".

Informační systémy a nformační technologie (is/it)

Podle P. Druckera současné systémy pro podporu řízení podniků rychle zastarávají a hlavně, nedovedou vyřešit problémy současné doby. Kdo přiměřeně rychle nedokáže reagovat na neustále se měnící podmínky okolí, musí prohrát. Podniky si konkurují mezi sebou ve světě, kde jedinou jistotou je neustálá a rychlá změna.

Informační systémy a informační technologie (dále IS/IT) se staly strategickou zbraní, která má podstatný vliv na efektivnost firem a to ve všech odvětvích. Cílem je získat konkurenční výhody, zkoušet a zavádět v reálném čase nové metody řízení. Tento fakt vyžaduje více či méně opodstatněnou změnu myšlení a postoje mnoha manažerů podniků na světě a tedy i v České republice k aplikacím IS/IT Wolf aj. 1996.

Zavádění IS/IT v reálném čase a posléze využívání IS/IT se musí stát součástí procesu řízení. Jde především o plánování, organizování a řízení strategického rozvoje společnosti, stejně jako ostatních zdrojů a to finančních, personálních, materiálových apod.

Každý manager se zároveň stává, ať chce či nechce, informačním managerem, který neustále ve své činnosti pracuje s informacemi a odpovídá za jejich efektivní využívání.

Tento fakt však vyžaduje velmi citlivý přístup k aplikacím IS/IT a potažmo výpočetní techniky. Na jedné straně vidíme obrovský tlak softwarových firem a nadšení řady managerů. Na druhé straně stojí obrovská zodpovědnost manažerů a zachování stávajících trhů, získání trhů nových a to se všemi ostatními vazbami. Je nesporný přínos ve využívání výpočetní techniky jako podpory pro získání informací.

Co se týče oblasti řízení společností v reálném čase, je potřeba být velmi opatrný. Spoléhání se na informační systém založený pouze na výpočetní technice může přivést uživatele velmi rychle k velkým problémům a společnost na pokraj katastrofy.

Nejsou neznámy případy, kdy přenesení veškeré tzv. administrativy na počítače znamenalo při poruchách hardware a problémech se software ztrátu důležitých nebo veškerých dat. Při opakujících se poruchách a mnohdy i nedobře zajištěnému servisu může docházet ke snížení akceschopnosti firmy uspokojovat zákazníky, ztrátě zakázek, ztrátě konkurenčních výhod, ztrátě určité části trhu. Kromě toho dochází i podřízenosti a závislosti na firmách dodávajících IS. Na základě praktických zkušeností jen podotýkáme, že výše uvedené důsledky mohou nastat řádově ve dnech či týdnech Wolf aj. 1996, Wolf, Kaluža a Maňasová 1996.

K výše uvedeným globálně platným problémům uveďme dominující specifiku České republiky - absolutně nedokonalý právní systém. Firma, která dodá a udržuje informační systém, je v případě způsobení škody uživateli v důsledku nefunkčnosti systému či jeho jednotlivých částí prakticky nepostižitelná. Pojištění je v této oblasti velmi sporadické. Případná medializace takového případu je pouhým "výkřikem do tmy" a jen zvýší náklady.

Specifika podniků v české republice

Dříve než si vysvětlíme přístup k projektování, je nezbytné charakterizovat specifika českého prostředí a stav, ve kterém se nacházejí jak podniky dodávající IS/IT, tak podniky, ve kterých se IS/IT aplikují Wolf a Drastich 1998. Pro úspěšnou aplikaci IS/IT vidíme jako nezbytné vycházet z níže uvedených charakteristik:

Podniky se nacházely a mnohdy dosud nacházejí v situaci, kdy:

A) V podnicích, kde jsou nebo budou IS/IT aplikovány:

  1. Došlo k rozptýlení majetkové struktury:
  2. Byla nemožnost restrukturalizace.
  3. Došlo ke ztrátě současný trh. Mnohdy byly především v bývalých zemích SSSR opouštěny na základě jistého zadostiučinění dobře zajištěné trhy. Bohužel, to byl případ nerespektování jakýchkoli ekonomických pravidel.
  4. Je neperspektivní či neproškolitelný management. V drtivé většině případů se jednalo o managery, kteří věřili v návrat centrálního řízení ekonomiky, vědomě odmítali nová pravidla a v důsledku toho disponovali minimálními znalostmi tržní ekonomiky, manažerskými znalostmi a dovednostmi apod.
  5. Byl nepochopen procesu restrukturalizace, které vedlo k "zahledění se do sebe". Toto se projevovalo zvláště v letech 1990 - 93, k čemuž silně přispívalo politické klima v České republice.
  6. Nasycený a především nepřehledný trh informačními systémy a technologiemi.
  7. Je nedostatečný počet zkušených lidí majících praktické zkušenosti se zaváděním moderních informačních systémů a technologií, jejich nedobrá znalost především angličtiny.
  8. Došlo k absolutní nerespektování otázek "Co chci zavedením a provozováním IS získat?", "Jaká je moje pozice na trhu, tedy kdo jsem?", "Jak dosáhnu definovaných cílů?"

B) Charakteristika firem dodávajících IS/IT

Na českém trhu lze identifikovat velké množství softwarových firem, které mají širokou nabídku. Pro pracovníka, který má připravit podklady pro rozhodnutí, kterou z nich vybrat, je to nelehký úkol. Z publikovaných materiálů, které jsou všeobecně dostupné, konzultací s odbornými pracovníky až po většinou dokonalé zpracování nabídky je takřka nemožné si vybrat tak, aby se eliminovaly problémy jak při přípravě projektu, tak po jeho realizaci a následné údržbě. Na druhé straně je ještě nezbytné vzít v úvahu podstatně nižší úroveň jak odborných pracovníků tak managementu firem v oblasti IS/IT na rozdíl od pracovníků firem softwarových.

Firmy lze rozdělit do následující skupin (podotýkáme, že dělení lze vytvořit podrobnější, ale pro cíl, který jsme si dali, je toto rozdělení dostatečné):

  1. Firmy, které vznikly z původních státních podniků. To probíhalo většinou takovým způsobem, že tým zaměstnanců opustil podnik a tentýž tým založil novou firmu. Do této firmy přetáhl zakázky původní firmy a většinou uzavřel smlouvy s mateřským podnikem o spolupráci apod. Je zřejmé, že nová firma hojně využívala svých původních kontaktů. Zpočátku, vzhledem ke kontaktům na mateřskou firmu a zabezpečení zakázkami, měly tyto firmy nejrychlejší rozvoj. Negativem byly především staré způsoby řízení, ignorování pravidel trhu, přesvědčení, že základem businessu jsou pouze staré nebo stávající kontakty, známosti apod.
  2. Firmy nové, založené většinou mladými nadšenci. Podstatným kladem těchto firem je především obrovská energie a chuť něčeho dosáhnout, vybudovat novou prudce se rozvíjející firmu, respektování a ztotožnění se s pravidly tržní ekonomiky, efektivní organizační struktura, odborná zdatnost, nízké náklady. Mezi negativa především patří: slabé finanční zabezpečení, neprovázanost s podniky, malé kontakty a z toho plynoucí nerovný boj o získávání zakázek, mnohdy opojení z rychlého rozvoje firmy předznamenávající problémy, nepevné postavení na trhu apod.
  3. Zahraniční firmy (zde se nezmiňujeme o pokusech o prodej ve smyslu "pro východ je to dobré"). Klady - silné kapitálové zabezpečení, ověřené zboží, servis, především systémový přístup, silné postavení na mezinárodním trhu. Zápory - vysoké ceny, absolutní závislost na mateřské firmě, která je většinou mimo území České republiky, což zhoršuje komunikaci při zásadnějších rozhodnutích, jednoznačná definice hardware a software a v důsledku toho odmítání jakýchkoliv modifikací. Následující sdělení jsou také často používány: "Řízení firmy se musí přizpůsobit v drtivé většině případů navrženému software". Pro navržený software je definovaná dodavatelská firma hardware.

Zahraniční firmy se etablovaly především u velkých nezprivatizovaných společností nebo u společností s velkým podílem státu, jako jsou banky, Vítkovice, a.s., Nová huť, a.s., OKD, a.s., Třinecké železárny, a.s., apod. Dále u firem, do kterých vstoupil zahraniční kapitál. Ostatní typy jsou etablovány u všech ostatních.

Specifika v projektování is

Projektování IS je náročným komplexem činností vyžadujících vysoce kvalifikovanou práci projektanta (systémového analytika).

Snaha o zefektivnění jejich práce probíhá již řadu let. Nejprve se úsilí zaměřilo na vlastní oblast tvorby software. Byly vyvinuty metodiky normovaného, strukturovaného a modulárního programování, které přineslo nesporně pozitivní výsledky. Především došlo ke zkrácení celkové doby sestavování a ladění software a jejich snazší údržbě. Zároveň se vyvíjely i nástroje tvorby algoritmů jako např.: rozhodovací tabulky, pseudokody, technika HIPO apod. Vrcholem a akvalitativním skokem jsou produkty CASE (Computer Aided Software Engineering). Zjednodušeně bychom mohli charakterizovat CASE TOOLS jako software, který produkuje software Wolf, Kaluža a Maňasová 1994.

Avšak jakýkoli nejmodernější nástroj nemůže být úspěšný, pokud není projektantům zcela jasné, co mají projektovat. Pokud není jasné, jakým způsobem budeme podnik řídit, pokud není vyjasněna jeho organizační struktura a informační toky, nelze uvažovat o smyslu projektování IS a to jakýmikoli prostředky.

Prvním a zásadním krokem je stanovení stavu podniku, který je důsledkem diagnostiky podniku. Pro drtivou většinu podniků v České republice platí, že stojí na prahu reengineeringu. Pojem transformace podniku prakticky znamená kosmetické úpravy řízení podniku z období centrálně řízené ekonomiky. Vzhledem k tématu článku nebudeme dále tuto otázku rozebírat. Čtenář si může udělat obrázek sám a to již z denního tisku, kde se zaměří především na velké částečně zprivatizované podniky, jako např.: Vítkovice, a.s., OKD, a.s., Komerční banka, a.s., České dráhy, a.s. apod.

Projektování IS musí jít ruku v ruce s reengineeringem podniku. Reengineering podniku se v prvé řadě ptá "PROČ?", "NAČ?", pak následují otázky typu "JAK?", "KDY?", "ZA KOLIK?". Za všechny uvádíme tuto otázky: Proč vylepšovat jednotlivé operace, subsystémy apod., když je třeba změnit celek, celý systém? Proč analyzovat současný přetrvávající stav podniku s cílem aplikace IS, když musím změnit celý systém a aplikovat celý systém a aplikovat IS na zcela jiný, nový systém, když je vytvářena místo tradiční pyramidové organizační struktury struktura nová?

Reengineering podniku představuje světovou globální revoluci v ekonomickém, podnikovém a manažerském myšlení. Proč tedy vylepšovat to, co bychom neměli vůbec dělat? Proč vylepšovat a zdokonalovat jednotlivé operace, informační toky a kanály, když je třeba změnit celek? Tyto otázky si položilo i vedení společnosti Kredital, a.s., transformovaného investičního fondu, a pověřilo nás provést reengineering ne zcela efektivně hospodařících podniků, ve kterých má Kredital, a.s., majoritní podíl akcií, včetně zavedení funkčního IS.

Je zřejmé, že klasický postup 1. analýza současného stavu, 2. syntéza, 3. návrh IS, 4. realizace je prakticky velmi těžko použitelný. Zvláště pak bod 1. analýza současného stavu. Současný stav je neudržitelný. Pokud chceme, aby podnik prosperoval, rozvíjel se, stal se konkurenceschopným na globálním trhu. Analýza se musí stát součástí reengineeringových přístupů.

Před započetím jakýchkoliv změn je třeba přesně znát záměry vlastníka. Pokud se podnik zmítá v důsledku nejasného výsledku privatizace, neexistuje majoritní vlastník, vlastníci mají protichůdné zájmy apod., pak je tu přesně ta situace, kterou vidíme v řadě podniků. Pak je ale absolutně zbytečné s jakýmkoli projektem vylepšení, zavedení, změnění apod. IS.

Jestliže jsou problémy výše uvedené vyřešeny, pak doporučujeme zpracovat systém řízení zpracovaný na základě "papíru a tužky". Při budování tohoto systému řízení:

V čem je tento přístup specifický a odlišný od klasického?

Závěr

Dosavadní způsob strukturálního uspořádání a systému řízení světových i českých firem bylo založeno na účelnosti společenské dělby práce a jejího vlivu na specializaci. Právě manažerské procesy mohou novým způsobem řešit úkoly strategické restrukturalizace systému specializovaných činností českých podniků.

Moderní management s využitím IS/IT zcela přehodnocuje účelnost rozkladu procesů do funkčně specializovaných subsystémů. IS/IT jsou předpokladem nového způsobu řízení a zároveň předpokladem pro informačně prováděnou procesní integraci hlavních i pomocných procesů.

Z toho vychází i nový způsob projektování IS. Předpokladem úspěšné realizace IS v úspěšné společnosti je spolupráce a jednotný postup práce expertů na reengineering podniků, management a IS/IT.

Literatura

VODÁČEK, L. 1996. Management v informační společnosti. In Restrukturalizace a reengineering teorie a praxe, metodika a zkušenosti českých podniků. Praha : Centrum doktorandských a managerských studií při VŠE v Praze, 3.-4. prosinec 1996.

WOLF, P. aj. 1996. Informační systémy pro podporu managementu. Ostrava : EkF VŠB -TU Ostrava, 1996.

WOLF, P. & DRASTICH, L. 1998. Impementation of information systems within czech corporations in the transformation period of the czech economy. In Symposium MPES´98. Calgary, Alberta, Canada 5. -9. October 1998, v tisku.

WOLF, P., KALUŽA, J. & MAŇASOVÁ, Š. 1994. Projektování informačních systémů (CASE TOOLS). Ostrava : EkF VŠB - TU Ostrava, 1994.